Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)

Nama     :Ricky Wahyudi

Kelas     :2kb01

NPM     :25110898

Tugas ke-5

Project Scope Management (Manajemen Ruang Lingkup)

Pengertian Project Scope Management

 Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.

 Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.

  Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.

Proses Projeck Scope Management

·   Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.

·   Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.

·   Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.

·  Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.

·  Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisialisasi Proyek 

Rencana strategis dan pemilihan proyek

  Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.

·  Organisasi sering melakukan analisis SWOT.

·  Identifikasi proyek potensial.

·   Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.

·    Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

·  Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi

·  Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.

·   Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi proyek potensial

·  Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.

·  Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.

·  Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT.

Metode pemilihan proyek

   Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.  Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :

- Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
- Kategorikan proyek tegnologi informasi
- Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
- Menggunakan metode skor tertimbang
- Menerapkan balanced sorecard

Kategori proyek IT

                     Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan.

                    Kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan.

Analisis keuangan proyek

·                     Pertimbangan keuangan seringkali merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek.

·                     3 metode utama untuk menentukan nilai proyeksi keuangan proyek yaitu :

1.            Net present value (NPV) analysis.

2.            Return on investment (ROI).

3.            Payback analysis.

Weighted scoring model dan contohnya

·                     Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan kriteria banyak.

·                     Semakin tinggi weight score semakin baik.

·                     Langkah-langkah dalam mengidentifikasiweighted scoring model :

1.            Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek.

2.            Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100%.

3.            Menetapkan skor untuk setiap kriteria proyek.

4.            Kalikan nilai dengan bobot untuk mendapatkan total weighted scores.

Penerapan balanced scorecard 

·                     Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis.

·                     Balanced scorecard adalah suatu metodologi yang berkonversi nilai organisasi driver seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiansi, operasional dan kinerja keuangan dengan serangkaian metrik didefinisikan.

Project charter dan contohnya 

·                     Setelah memutuskan apa proyek sedang mengerjakan apa, penting untuk membiarkan seluruh organisasi tahu.

·                     Project charter adalah sebuah dokumen yang secara formal mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan mengenai tujuan proyek dan manajemen.

·                     Kunci stakeholder proyek harus menandatangani proyek charter untuk mengakui perjanjian pada kebutuhan dan tujuan proyek.


Scope Planning and the Scope Statement

Scope Planning mengacu pada proses manajemen proyek yang mendefinisikan batas-batas dan kiriman. Matriks dasar dari sebuah analisis perencanaan ruang lingkup terdiri dari tiga kategori utama: Inisiasi, perencanaan, dan definisi, dengan dua kontrol kategori:Verifikasi , dan pengendalian perubahan diselingi antara tiga kategoriutama.

Inisiasi masukan mengandung Program penyampaian deskripsi, perencanaan

strategis, program seleksi kriteria , dan informasi historis. Alat dan teknik meliputi

metode seleksi program dan penilaian ahli .Para Output dari inisiasi fase akan

mencakup program piagam , identifikasi dan penugasan dari direktur program, dan

identifikasi diketahuikendala dan asumsi . Kategori perencanaan mencakup deskripsi

pada kiriman, piagam program, kendala, dan asumsi. Alat dan teknik yang terlibat

dalam kategori ini meliputi analisis deliverable, manfaat / biayaanalisis, identifikasi

alternatif. Kategori utama akhir termasuk pernyataan ruang lingkup, definisi asumsi dan kendala, dan output perencanaan lainnya dan informasi sejarah. Alat dan teknik yang terlibat meliputipekerjaan struktur rincian template dan dekomposisi . Definisi output adalah pekerjaan kerusakan struktur, dan bagian lingkup didefinisikan dari rencana manajemen proyek. 

Dua kontrol devisa, verifikasi dan pengendalian perubahan yang diselingi antara kategori utama perencanaan ruang lingkup. Verifikasi input adalah bekerja hasil , dan deliverable dokumentasi . Inspeksi adalah alat sendiri dan teknik

Resmi penerimaan adalah output verifikasi, dan diperlukan untuk memajukan rencana manajemen proyek ke tingkat berikutnya. 

Perubahan kontrol terletak antara perencanaan dan definisi. Input terdiri dari struktur kerja rincian, laporan kinerja , permintaan perubahan , dan rencana manajemen ruang lingkup. Alat dan teknik yang termasuk lingkup mengubah sistem kontrol , pengukuran kinerja dan perencanaan tambahan ketika diindikasikan. Output dari kontrol perubahan adalah perubahan dalam ruang lingkup, tindakan korektif , dan pelajaran yang dimasukkan dalam basis pengetahuan untuk pertimbangan manajemenproyeklainnya.

Scope Statement dapat mengambil berbagai bentuk tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan dan sifat organisasi. Rincian Pernyataan lingkup deliverable proyek dan menjelaskan tujuan utama. Tujuan harus meliputi kriteria keberhasilan yang terukur untuk proyek tersebut.

Sebuah Scope Statement harus ditulis sebelum pernyataan kerja dan harus menangkap, dalam istilah yang sangat luas, produk dari proyek, misalnya, pernyataan ruang lingkup "mengembangkan sistem perangkat lunak berbasis untuk menangkap dan melacak pesanan untuk perangkat lunak." juga harus termasuk daftar pengguna menggunakan produk, serta fitur-fitur dalam produk yang dihasilkan.

Sebagai pernyataan dasar lingkup harus memuat:

§     Nama proyek

§     The project charter

§     Pemilik proyek, sponsor, dan stakeholder

§     Para pernyataan masalah

§     Tujuan proyek dan sasaran

§     Persyaratan proyek

§     Proyek kiriman

§     Proyek non-tujuan (apa yang keluar dari ruang lingkup)

§     Milestones

§     Perkiraan biaya

Dalam organisasi lebih berorientasi proyek pernyataan ruang lingkup juga mungkin mengandung bagian ini dan lainnya:

§     Proyek ruang lingkup rencana pengelolaan

§     Disetujui permintaan perubahan

§     Proyek asumsi dan risiko

§     Proyek kriteria penerimaan

The Work Breakdown Structure (WBS) dan pendekatan pengembangannya.

WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

Prinsip dasar pembentukan WBS

Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :
• Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
• WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

ManfaatWork Breakdown Structure (WBS)
1. Mengurangi kompleksitas
2. Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
3. Estimasi Biaya (Cost Estimation)
4. Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)
5. Perencanaan manajemen Risiko
6. (Risk Management Planning)
7. Identifikasi aktivitas(Activity Definition)
Contoh WBS dari Penulisan Ilmiah saya:

Aplikasi Pembelajaran Bahasa Inggris Untuk Sekolah Dasar

No Sub Pekerjaan         Jenis Pekerjaan
1 Pencarian Data         Study pustaka
                  Browsing Internet
2 Pemilihan Software Macromedia Flash 8.0 Profesional
                  Adobe Photoshop CS3
3 Perancangan Aplikasi Pencarian gambar
                  Pencarian suara
                  Pencarian kosa kata bahasa inggris
                  Pembuatan materi aplikasi
                  Pembuatan quis aplikasi
4 Uji coba         Uji coba aplikasi

Aplikasi Pembelajaran Bahasa Inggris Untuk Sekolah Dasar

Scope Verification dan Scope Change Control

Siapa yang belum pada sebuah proyek di mana scope creep adalah masalah? Salah satu sifat yang menjengkelkan saya adalah ketika orang mencoba untuk menambahkan fungsi (atau bahkan memperbaiki bug) dan tidak menyadari bahwa mereka perlu menginformasikan Manajer Proyek dan semua dokumentasi sebelum harus diubah. Seorang insinyur mungkin dapat memperbaiki kode sangat cepat, tetapi jika ia melakukan hal itu memiliki konsekuensi pada dokumentasi, manajemen jadwal dan kontrol kualitas (untuk beberapa nama). Ketika seseorang mencoba untuk menarik ini, aku selalu menggambar segitiga terkenal lingkup, biaya waktu / dan sumber daya. Jika satu perubahan, yang lain akan juga.

Salah satu cara untuk secara resmi kontrol ini adalah untuk menerapkan proses verifikasi lingkup formal dimana Anda memerlukan perubahan yang akan dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan 'untuk penerimaan formal dari lingkup proyek selesai dan kiriman yang terkait. Memeriksa lingkup proyek mencakup meninjau kiriman untuk memastikan bahwa setiap selesai memuaskan. Jika proyek ini dihentikan lebih awal, ruang lingkup proyek proses verifikasi harus menetapkan dan mendokumentasikan tingkat dan tingkat penyelesaian.

Lingkup verifikasi berbeda dari kontrol kualitas dalam lingkup bahwa verifikasi terutama berkaitan dengan penerimaan kiriman, sedangkan kontrol kualitas terutama berkaitan dengan memenuhi persyaratan kualitas yang ditetapkan untuk kiriman.

Quality control umumnya dilakukan sebelum verifikasi ruang lingkup, tetapi kedua proses dapat dilakukan secara paralel, dan ketika perubahan terjadi (yang diterima) semua anggota tim proyek perlu memeriksa kembali dokumen-dokumen proyek mereka dan jadwal. Setiap perubahan korektif pergi ke manajer proyek dan rencana baru dan jadwal yang dihasilkan. Kemudian proses verifikasi lingkup terjadi.

 Berikut ini daftar output potensial dari verifikasi Lingkup:

1.    Deliverables diterima: Proses Verifikasi Lingkup dokumen mereka selesai kiriman yang telah diterima. Mereka kiriman selesai yang belum diterima didokumentasikan, bersama dengan alasan untuk non-penerimaan. Lingkup verifikasi termasuk dokumentasi pendukung diterima dari pelanggan atau sponsor dan stakeholder mengakui penerimaan kiriman proyek.

2.    Diminta Perubahan, perubahan Diminta dapat dihasilkan dari proses Verifikasi Ruang Lingkup, dan diproses untuk diperiksa dan disposisi melalui proses Integrated Change Control.

3.    Rekomendasi Tindakan korektif Untuk proyek yang sukses, Project Manager bertanggung jawab pengendalian ruang lingkup. Lingkup kontrol berkaitan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi menciptakan perubahan lingkup proyek dan mengendalikan dampak dari perubahan tersebut. Lingkup kendali menjamin semua perubahan yang diminta dan tindakan korektif yang direkomendasikan diproses melalui proses proyek Ubah Kontrol Terpadu. Lingkup proyek pengendalian juga digunakan untuk mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi dan terintegrasi dengan proses kontrol lainnya. Perubahan yang tidak terkontrol sering disebut sebagai scope creep proyek. Perubahan tidak bisa dihindari, sehingga mandat beberapa jenis proses perubahan kontrol. Hal terbesar yang perlu diingat adalah untuk berkomunikasi dengan semua anggota tim dan pemegang saham selama proses

ini. Adalah bijaksana untuk melembagakan perubahan sistem kontrol formal.

Sebuah lingkup proyek perubahan sistem kontrol, didokumentasikan dalam rencana lingkup manajemen proyek, mendefinisikan prosedur dimana lingkup proyek dan lingkup produk dapat diubah. Sistem ini mencakup dokumentasi, sistem pelacakan, dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk perubahan otorisasi. Perubahan ruang lingkup sistem kontrol terintegrasi dengan sistem manajemen informasi proyek secara keseluruhan untuk mengontrol ruang lingkup proyek. Bila proyek ini dikelola di bawah kontrak, sistem kontrol perubahan juga sesuai dengan semua ketentuan kontrak yang relevan.

Proyek pengukuran kinerja digunakan untuk menilai besarnya variasi. Aspek penting dari ruang lingkup pengendalian proyek termasuk menentukan penyebab varians relatif terhadap baseline lingkup dan memutuskan apakah tindakan korektif yang diperlukan. Manajemen nilai yang diperoleh sangat berguna di sini. Permintaan perubahan disetujui mempengaruhi ruang lingkup proyek dapat meminta modifikasi ke kamus WBS dan WBS, pernyataan ruang lingkup proyek, dan ruang lingkup rencana proyek manajemen. Ini permintaan perubahan disetujui dapat menyebabkan update untuk komponen dari rencana pengelolaan proyek.

Sebuah sistem manajemen konfigurasi formal yang menyediakan prosedur untuk status dari kiriman, dan menjamin bahwa perubahan yang diminta pada lingkup proyek dan lingkup produk yang benar-benar dipertimbangkan dan didokumentasikan sebelum diproses melalui proses Integrated Change Control.

Sumber :
http://kennediemersonsimbolon.wordpress.com/2011/12/19/project-scope-management/
http://tridewipangestika95.blogspot.com/2011/01/manajemen-ruang-lingkup.htmlhttp://abiedyat.blogspot.com/2011/01/wbs-work-breakdown-structure.html
http://translate.google.co.id/translate?hl=id&sl=en&u=http://project-management-knowledge.com/definitions/s/scope-planning/&ei=KzUJT8HNHM_qrQfe7ejwDw&sa=X&oi=translate&ct=result&resnum=2&ved=0CCkQ7gEwAQ&prev=/search%3Fq%3DScope%2BPlanning%26hl%3Did%26biw%3D1600%26bih%3D799%26prmd%3Dimvns
http://translate.google.co.id/translate?hl=id&sl=en&u=http://certifedpmp.wordpress.com/2009/01/19/scope-change-control/&ei=iTYJT7fiJY3prQeE3JgH&sa=X&oi=translate&ct=result&resnum=1&ved=0CB4Q7gEwAA&prev=/search%3Fq%3DScope%2BVerification%2Band%2BScope%2BChange%2BControl%26hl%3Did%26sa%3DX%26biw%3D1600%26bih%3D799%26prmd%3Dimvns
http://translate.google.co.id/translate?hl=id&sl=en&u=http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_statement&ei=4jcJT7XYK8j4rQfxs5zpDw&sa=X&oi=translate&ct=result&resnum=2&ved=0CCoQ7gEwAQ&prev=/search%3Fq%3Dscope%2Bstatement%26hl%3Did%26prmd%3Dimvns 

http://tridewipangestika95.blogspot.com/2011_01_01_archive.html 

http://hendri31.blogspot.com/2012/01/project-scope-management-manajemen.html